¿Probaste varias herramientas de gestión de proyectos y ninguna te convenció? Dejanos decirte que son plataformas o aplicaciones dedicadas a ayudar a planificar, organizar y supervisar proyectos de manera eficiente. Sin embargo, requieren no solamente una implementación adecuada, sino además prestar atención a desafíos que no siempre estas herramientas pueden resolver. Así, estas herramientas deben combinarse con una gestión adecuada de los equipos, que incluya liderazgo, comunicación, creación de confianza y una cultura de la colaboración y los logros compartidos. Dicho esto, te invitamos a analizar juntos las mejores herramientas para gestionar proyectos y sus principales características.
1. Hojas de cálculo, una de las mejores herramientas de gestión de proyectos
La vieja y querida hoja de cálculo de toda la vida es una de las herramientas de gestión de proyectos más efectivas: accesible, flexible y 100% personalizable. Si trabajas en la nube, las hojas de cálculo como Google Sheets, Microsoft Excel Online o Zoho Sheet permiten socializar los proyectos y que todos los miembros del equipo puedan conocer los contenidos y aportar sus comentarios.
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Gestionar proyectos con hojas de cálculo es sencillo, ya que simplemente debes diseñar tus hojas en base a los objetivos del proyecto. Las celdas permiten incluir categorías y formatos condicionales para resaltar las tareas. Además, se pueden incluir gráficos y tablas dinámicas para visualizar avances. Un complemento de la hoja de cálculo son los diagrams de Gantt, que permiten mostrar las tareas en una línea de tiempo. También se puede utilizar la función «Timeline» para este tipo de gráficos.
2. Slack, plataforma de colaboración y comunicación todo en uno
Slack es una de las herramientas de gestión de proyectos más recomendadas, ya que se puede integrar fácilmente con otras como Google Drive, reduciendo tiempo y esfuerzo para la comunicación. Slack funciona a través de canales, que son espacios virtuales organizados por temas, proyectos o equipos, gestionando la comunicación de manera más eficiente.
Ofrece un plan básico gratuito, con bastantes limitaciones, y tres categorías de suscripción, para pequeñas, medianas y grandes empresas.
3. Trello, una de las herramientas de gestión de proyectos más visuales
Trello se basa en tableros visuales que permiten organizar tareas, proyectos y flujos de trabajo de manera sencilla y colaborativa. Cada tablero está compuesto por listas o tarjetas, que representan tareas o elementos específicos. Es una de las herramientas de gestión de proyectos más valorada por su interfaz amigable y versatilidad para adaptarse a diferentes proyectos. Sin embargo, no cuenta con funciones avanzadas como reportes o diagramas de Gantt.
Ofrece una versión gratuita, para usuarios individaules o equipos pequeños, con hasta 10 tableros y 10 MB de almacenamiento. Además, cuenta con dos versiones de pago bastante accesibles.
4. Monday, dentro de las herramientas de gestión de proyectos personalizables
Monday se encuentra dentro de las herramientas de gestión de proyectos más personalizables. ¿Qué significa esto? Que los equipos pueden organizar tareas, proyectos y flujos de trabajo de manera más eficiente, a partir de tableros visuales, automatizaciones e integración con otras plataformas como Google Drive, Zoom o Slack.
Está muy bien valorada por los usuarios, que destacan precisamente la personalización e integraciones. Sin embargo, puede ser poco accesible a más usuarios por sus costos.
De hecho, ofrece un plan gratuito básico para dos usuarios. Además, cuenta con tres versiones de pago, para equipos pequeños, medianos y grandes empresas.
5. Jira, para gestionar proyectos de desarrollo de software
Jira es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares entre los equipos de software. Permite gestionar proyectos ágiles con funciones como tableros Kanban o Scrum. Esta herramienta fue desarrollada por Atlassian, una empresa australiana especializada en herramientas de gestión de proyectos, con fuerte presencia global y millones de usuarios en todo el mundo.
Ofrece una versión gratuita para euipos de hasta 10 integrantes, con funciones básicas; además, se debe decir que puede no ser muy adecuada para equipos pequeños debido a su pronunciada curva de aprendizaje. Además, cuenta con tres versiones de pago para diferentes dimensiones de organizaciones.
6. Teamwork, para equipos orientados a clientes
Teamwork es una herramienta de gestión de proyectos para agencias y equipos orientados a clientes. Incluye funciones de gestión de tareas, seguimiento de tiempo y facturación entre otras. Está muy bien valorada por su facilidad de uso y capacidad para mejorar la productividad. Intuitiva y con funciones avanzadas para la gestión de proyectos, puede sin embargo ser poco accesible para equipos pequeños.
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Ofrece una versión gratuita para siempre, dedicada a equipos de hasta cinco integrantes, con algunas limitaciones pero con 100 MB de almacenamiento gratuito. En tanto, tiene cuatro versiones de pago, con funciones más avanzadas y automatizaciones.
7. Wrike y Notion, herramientas de gestión de proyectos complejos
Estas dos herramientas de gestión de proyectos se destacan por sus funciones avanzadas y colaborativas, que las hacen ideales para proyectos complejos.
Por ejemplo, Wrike cuenta herramientas avanzadas de análisis y funciones que permiten organizar y automatizar tareas complejas. En tanto, Notion es versátil y permite combinar la gestión con bases de datos. Es muy popular entre freelancers, startups y equipos creativos.
Ambas ofrecen versiones gratuitas con funciones básicas y planes de pago para diferentes dimensiones de empresas.
8. Basecamp, simple y básica
Basecamp es una de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas por su sencillez, ideal para la gestión básica de proyectos y una de las preferidas por equipos pequeños. Precisamente, el objetivo de esta plataforma es simplificar la organización y comunicación en el equipo, muy bien valorada por su interfaz intuitiva y facilidad de uso. Es una de las preferidas por freelancers y equipos que trabajan de manera remota.
Cuenta con funciones adicionales como gestión de tareas, mensajería, almacenamiento de archivos y calendarios compartivos. Además, es compatible con herramientas como Google Drive, Dropbvox y Slack. Su modelo de precios es tan sencillo como la plataforma: cuenta con dos versiones, una gratuita y una de pago con todas las funciones desbloqueadas.
Gestión de equipos, el complemento ideal de las herramientas de gestión de proyectos
Como decíamos al comienzo, por muy buenas que sean las herramientas de gestión de proyectos, hay problemas que no pueden resolver, que están relacionados con la gestión de equipos. Por eso, antes de responsabilizar a la herramienta, analizá estas cuestiones:
- Resistencia al cambio. La implementación de herramientas de gestión de proyectos puede generar dificultades del tipo «esto nunca se hizo así» o «siempre lo hicimos de tal manera». Explicar adecuadamente la herramienta y mostrar sus beneficios ayuda a la aceptación y aplicación.
- Sobrecarga de información. Las herramientas de gestión de proyectos pueden generar una sobrecarga de información que abruma a los miembros del equipo. Una utilización adecuada permite dosificar y distribuir la información de la manera correcta.
- Dependencia tecnológica. Los equipos pueden volverse demasiado dependendientes de las herramientas de gestión de proyectos y disminuir la capacidad de resolver problemas o fallos técnicos. Un entrenamiento adecuado y buena comunicación pueden ayudar.
- Falta de claridad. Los equipos deben enteder perfectamente por qué se implementa la herramienta y de qué manera los beneficiará en su trabajo diario.
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Hasta acá llegamos con la información sobre «8 Mejores herramientas de gestión de proyectos». Esperamos que te haya sido útil. Recordá que en SEOSab encontrarás más información sobre diversas temáticas. Síguenos en redes sociales para enterarte de nuestras noticias desde aquí.
