¿Tus equipos necesitan alguien que les marque un poco el camino y se ocupe de administrar los recursos? Entonces te recomendamos explorar las funciones de un Project Manager. Aunque ahora se acostumbra nombrar algunos puestos de trabajo en inglés, se trata del director de proyectos de toda la vida: un profesional que consigue que los equipos colaboren de manera eficaz y hagan mejor su trabajo. Debe combinar varias habilidades, ser organizado y detallista, pero sobre todo tener capacidad de liderazgo. ¿Por qué decimos esto? Acompañanos y descubrilo vos también.
Project Manager, un director de orquesta para tu empresa
El Project Manager o jefe de proyectos es como un auténtico director de orquesta. Es una función muy especial dentro de la empresa: a través de sus habilidades y cualidades personales, debe ser capaz de construir y mantener su liderazgo ante los miembros del equipo. Para decirlo en pocas palabras, es el responsable de la gestión del proyecto. Su misión es garantizar que los equipos lleven a cabo su tarea.
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Cuando las empresas se plantean contratar un Project Manager, surge una pregunta clave: ¿debe ser un especialista en la materia o un profesional con conocimientos generales? La pregunta no es ociosa, ya que el desafío es enorme y hay mucho en juego. Y la respuesta no es muy evidente. Por lo tanto, lo mejor es explorar qué esperamos del Project Manager para poder avanzar en las definiciones.
¿Necesitan mis equipos un Project Manager?
Para comenzar: ¿necesita tu empresa un Project Manager? Saberlo no es fácil, porque los equipos pueden tener defectos o problemas pero siempre se comprometen a resolverlos. Sin embargo, a veces no pueden hacerlo solos, porque alguien tiene que ocuparse de un montón de tareas que son necesarias pero suelen exceden las funciones normales del equipo.
- Cuestionarios de evaluación. Utilizando plataformas especializadas o diseñando tus propios cuestionarios, podés evaluar aspectos como la planificación, la ejecución y el seguimiento de proyectos.
- Software de gestión de proyectos. Algunas herramientas informáticas permiten comprobar cómo se están gestionando los proyectos. Si no son suficientes para coordinar los proyectos, podría ser una señal de que necesitas un director de proyectos.
- Consultoría externa. Se puede pedir una evaluación o auditoría externa con un consultor especializado en gestión de proyectos, para descubrir e identificar áreas que necesiten mejorarse y en las que sería beneficioso contar con un Project Manager.
- Indicadores clave de rendimiento (KPIs). Si los indicadores están señalando deficiencias, como incumplimiento de plazos, uso inadecuado de recursos o baja satisfacción del cliente, hay problemas que un jefe de proyectos podría resolver.
Misión del Project Manager: cero rutina, 100% gestión
A partir de estos conceptos se comprende mejor cuál es la misión del Project Manager: 100% gestión. Partimos de la definición de gestión de proyectos: seguimiento del progreso de las tareas, seguimiento de indicadores y toma de decisiones en acuerdo con el patrocinador para, si es necesario, ajustar o modificar el proyecto. Así, las principales tareas de un Project Manager son:
- Análisis de necesidades y requerimientos. Identificar qué se necesita para un proyecto, recopilando y analizando los objetivos, expectativas y recursos necesarios.
- Definición de especificaciones y entregables. Detallar los resultados concretos que se esperan del proyecto y establecer los criterios para medir su éxito.
- Redacción de especificaciones. Crear documentos que describan con precisión los requisitos técnicos, funcionales o operativos del proyecto.
- Diseño y mantenimiento del plan del proyecto. Elaborar y actualizar un plan estructurado que incluya tareas, cronogramas, presupuestos y recursos necesarios.
- Calibración de métricas y medias. Ajustar o validar métodos, métricas o instrumentos para asegurar su precisión y eficacia en el proyecto.
- Planificación. Organizar todas las fases del proyecto, estableciendo metas, plazos y asignando recursos de manera eficiente.
- Coordinación, interfaz con el cliente. Actuar como enlace entre la empresa y el cliente para garantizar una comunicación fluida y cumplir con las expectativas.
- Gestión de partes interesadas, internas o externas del proyecto. Identificar, involucrar y manejar las necesidades e intereses de todas las personas o grupos que afectan o se ven afectados por el proyecto.
- «Team building». Fomentar la cohesión y el trabajo en equipo, motivar a los miembros, resolver conflictos y crear un ambiente colaborativo para el éxito del proyecto. el poder del colectivo es esencial para el éxito del proyecto. Su función es motivar, asegurar y desarrollar la cohesión del grupo, estar atento a las dificultades de cada uno e intervenir en caso de conflicto entre los miembros de su equipo.
Interesante, ¿no es cierto? Como ves, el Project Manager está siempre en movimiento, sus tareas no tienen nada de rutinarias, en cambio, se dedica 100% a la gestión medular del proyecto.
El «triángulo de oro» de la gestión de proyectos
Así llegamos a la pregunta que nos hacíamos al comienzo: ¿debe ser un especialista en el tema o un administrador general? Más allá de esto, el Project Manager debe estar totalmente comprometido con lo que se conoce como el «triángulo de oro» en la gestión de proyectos.
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Sus vértices son: calidad, costos y plazos. Así, el Project Manager debe garantizar los objetivos del proyecto adhiriéndose al triángulo de oro:
- Respeto por la calidad.
- Ajuste a costos.
- Cumplimiento de los plazos.
Si nuestro candidato a director de proyecto es capaz de responder a estas expectativas, ser un especialista en el tema del proyecto es un plus pero no es determinante.
Cualidades personales de un Project Manager
La misión del Project Manager, como vimos, es crucial, por lo tanto es necesario que cuente con una serie de cualidades y habilidades que son transversales a la especialización. Por ejemplo:
- Liderazgo. Ser reconocido como líder es un factor determinante para el éxito de la misión. La credibilidad ante las partes interesadas y la capacidad de ser seguido marcan la diferencia entre un director de proyecto común y corriente y un verdadero líder escuchado y respetado. Ojo, un líder no es alguien que hace todo solo, al contrario, es alguien que delega y apoya a su equipo día a día dándole un gran grado de autonomía a cada persona.
- Habilidades relacionales. Sus múltiples contactos interfuncionales implican construir y mantener relaciones sólidas dentro de la empresa. Los más experimentados han construido una verdadera red interna que les permite activar las palancas adecuadas en función de los proyectos. También significa implementar una relación con el cliente genuina, rica y basada en la confianza. El cliente sabe entonces que puede confiar en el gestor del proyecto. Esto incluye capacidad para comunicar y convencer.
- Innovación y creatividad. Debe ser capaz de alejarse de los patrones clásicos para explorar otras vías creativas. La solución ya preparada, ya implementada por la competencia, no es necesariamente la mejor. Debe saber cómo lograr que su equipo piense “fuera de la caja” para encontrar ideas innovadoras.
- Rigurosidad para manejar los detalles de proyecto, respetar los pasos, analizar, sintetizar y absorber información y convertirla en objetivos o acciones.
Habilidades técnicas requeridas
Por último, pero no menos importante, el Project Manager debe tener una sólida formación en áreas esenciales para el cumplimiento de su misión, como:
- Conocimientos en metodologías de gestión de proyectos.
- Herramientas de planificación y resolución de problemas.
- Métodos de gestión de recursos y gestión de riesgos.
- Técnicas de gestión de equipos y conocimientos del funcionamiento de una organización.
¿Ya tenés el candidato ideal pero no sabés muy bien dónde ubicarlo en el organigrama? No es un problema menor. Depende de la naturaleza del proyecto y la estructura de la organización. Así, puede estar integrado a alguna de las áreas o tener funciones de staff. ¡A pensar!
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Hasta acá llegamos con la información sobre «¿Qué función cumple un Project Manager en una empresa?» Esperamos que te haya sido útil. Recordá que en SEOSab encontrarás más información sobre diversas temáticas. Síguenos en redes sociales para enterarte de nuestras noticias desde aquí.
